Контролен списък: Какво да правите, когато служител подаде оставка

Когато служител ви помоли за „бърз чат“ или „няколко минути насаме“, това обикновено не е добра новина. Те нервно влизат във вашия офис и мълчат уста с думите: „Подавам оставката си“, оставяйки ви в пълен шок, тъй като не сте очаквали, че вашият „звезден служител“ ще избяга и се отдалечи. Мислехте, че те са в него за дълги разстояния - каквато сте грешка и ослепена!

Независимо дали сте разочаровани или изпитвате чувство на облекчение, трябва внимателно да стъпвате, когато член на персонала подаде оставка. Ще трябва да спазвате правилните процедури и да направите прехода възможно най-плавен за вашия екип, за вашия скорошен бивш служител и за себе си.

Следните съвети и контролен списък ще ви помогнат да се справите професионално с напускането на всеки служител.

1. Не го приемайте лично

Трудно е да не го приемеш лично, когато си изградил силна връзка с члена на екипа си и цениш работната им етика и мнение, но е важно да запомниш, че не става въпрос за теб, а за напредъка им в кариерата. От друга страна, това може много да се случи поради сблъсък с друг служител. Какъвто и да е случаят, ще разберете в интервюто им за излизане, така че не превръщайте и без това нервната ситуация в катастрофална. Поздравете служителя и им пожелайте успех на новата им позиция.

2. Помислете дали да направите насрещна оферта

Независимо дали трябва или не трябва да правите насрещна оферта, се свежда до „колко критичен е този човек към вас и каква степен ще доведе до нарушаване на липсата им“, казва Анат Лехнер, клиничен доцент по мениджмънт и организации в NYU Stern, Ако заминават за подобна работа, която предлага по-висока заплата, струва си да съответствате на тази оферта и да ги поддържате във вашата компания. Ще трябва да стъпвате внимателно и да прецените дали наистина си струва да продължите работата си или не - ако те са като цяло положителни, но се чувстват подценени, може да се окаже разумно бюро. Ако сте чули чрез лозата, че те са демотивирани и отегчени по време на работа, може да е полезно да ги оставите да продължат, ако не сте в състояние да им предложите повишение.

3. Вземете го в Writing

Първата стъпка на подаване на оставка на служител обикновено е лично; След това ще трябва да се уверите, че имате това в писмена форма и трябва незабавно да уведомите HR отдела. Уверете се, че писмото е подписано и дали тяхната дата на напускане е в съответствие с техния срок на предизвестие. Ако служител наруши договора си и не изслужи пълния си срок на предизвестие, окончателното им заплащане ще се отрази. Ако те нарушат договора си, можете да откажете да им дадете справка, ако бъдете поискани в бъдеще.

4. Решете дали искате да работят през целия си период на известяване

Следвайки предишната точка, можете да решите дали искате вашият служител да работи в пълен срок за предизвестие или ако сте отворен да сключи споразумение и да ги освободи предсрочно. Може да ви се стори по-подходящо да платите вместо целия или част от срока на предизвестие, ако не искате служителят да има достъп до каквато и да е чувствителна информация и ако това е по-изгодно за компанията и отдела. От друга страна, ако работникът има стойност, можете да постигнете споразумение за удължен срок на предизвестие (ако те са съгласни, разбира се), за да осигурите плавен преход.

5. Съгласете се с условията на обявата

Най-вероятно най-близките колеги на служителя вече знаят за заминаването си, но е важно да се споразумеят как съобщението ще бъде съобщено на останалата част от екипа, въпреки това. Трябва ли да съберете отдела си за бърза среща, да изпратите имейл наоколо или да позволите на служителя си да каже на хората едно към едно? В зависимост от причината за заминаването им, те може да се чувстват по-комфортно с вас, като нотиите са публично запознати.

6. Измислете план за прехода

Най-важната стъпка, която трябва да направите, когато работникът напусне, е създаването на план за преход. Трябва да се уверите, че те завършват всички свои проекти, да уведомяват ключовите клиенти за заминаването си и да осигурят правилно предаване на замяната им (ако пристигнат преди да напуснат или ако наемането е извършено вътрешно). Най-добре би било да накарате служителя да създаде свой собствен контролен списък и план за действие за последните си 2-4 седмици и да го прегледа, за да гарантира, че всички ъгли са обхванати.

Наличието на списък с окончателни доси ще поддържа мотивацията и насърчаването на служителя ви през последните няколко седмици на работа и ще гарантира, че всички разхлабени краища са завързани преди рязането на тортата им за сбогом. Ще бъде разумно да следите напредъка си през този период и да се уверите, че са на път през последната си седмица.

7. Оценявайте знанията им

Преди даден служител излезе през вратата, трябва да се уверите, че няма да вземе жизненоважна информация с тях, особено данни и процеси, които никой друг служител не знае. Това не означава да проверите тяхната чанта за копия от контакти или финансови отчети, а по-скоро да разберете какви уникални умения тя има, които могат да споделят с колегите си. Ако не оцените знанията им и ги накарате да го прехвърлят на други членове на екипа, той ще излезе направо с тях и няма да можете да го върнете - в края на краищата е нещо непрофесионално да се занимавате бивш служител за информация, след като напуснат компанията.

8. Започнете да търсите замяна

Ако отчаяно се нуждаете от запълнената позиция, ще трябва незабавно да започнете да търсите замяна. Може да е по-лесно да се наеме вътрешно, за да бъде изпълнена конкретната роля, но все пак трябва да рекламирате работата и външно.

Не просто публикувайте спецификациите за работа, които са били използвани за наемане на напускащия служител; преоценете позицията и включете всички други задължения, които вашият служител пое. Също така е важно да не наемате никого, защото сте отчаяни и следователно трябва да обмислите делегиране на допълнителни задачи между всички членове на екипа, докато идеалният кандидат не се появи.

9. Придържайте се към законностите

Когато се занимавате с оставка, е важно да се съобразите със закона за заетостта - окончателното заплащане обикновено се дължи до следващия ден на заплащане. В зависимост от политиките на вашата компания, трябва да посъветвате служителя относно обезщетенията, пенсионните схеми, ваканционното заплащане и здравеопазването. Проверете местното си законодателство, за да гарантирате спазването и да съхранявате документация за това, кога сте предоставили на служителя окончателното си заплащане, както и да им изпратите окончателната разписка по пощата или по имейл.

10. Проведете интервю за излизане

Интервютата за излизане често се пренебрегват, когато служителите напускат компанията, но те са от решаващо значение, ако искате да разберете точно защо заминават. Тази дискусия трябва да се проведе от трета страна и за предпочитане някой от HR отдела - по този начин те ще могат да разберат какви са проблемите с компанията и какво можете да направите, за да подобрите културата на другите работници. В случаите, когато имате проблемни служители, може да искате да помолите друг колега да седне на срещата и да бъде свидетел както на служителя, така и на себе си.

11. Получете имущество на компанията

Не забравяйте да се снабдите с каквато и да е собственост на компанията преди служителите последния ден - това включва неща като униформи, значки, ключове, карти и телефони или друга електроника. Деактивирайте всички строителни кодове и достъп до поверителни данни, включително техните имейл акаунти (и).

12. Подредете сборен подарък или парти

Важно е да съберете екипа си в последния ден и да предложите прощален подарък на служителя, за да им благодарите за положените усилия и време с компанията и да им пожелаете късмет на следващата им позиция. Можете също така да организирате торта и напитки, ако служителят вече не е уредил нещо извън работното време. „Ако не потвърдите напускането на служителя и неговите или нейните вноски, изпращате лошо съобщение до вашия екип“, казва Лехнер.

13. Част за добри условия

Лицето, което напуска, може да бъде вашият пряк конкурент или дори клиент. Във всеки случай е важно да се разделим с добри условия. Ако сте изградили добри отношения с този служител, полагайте усилия да поддържате връзка; в бъдеще те могат отново да работят с вас, ако новите им приключения не се окажат съвсем така, както се надяваха.

Може да бъде наистина завладяващо и стресиращо, когато служител подаде оставката си върху вас, особено през най-натоварения ви период. За да ви помогнем да преодолеете бурята и да държите всичко под контрол, като останете на върха при предаването им, ние създадохме този контролен списък за изтегляне.

Да загубиш жизненоважен член от екипа си е трудно, но като шеф трябва да имаш умения и знания, за да се справиш с него. Най-добре е да имате план за действие, когато възникнат тези неуспехи, за да можете лесно да продължите напред и да продължите да ръководите силен екип.

Случвало ли ви се е да се справите неочаквано със служител, подал оставка? Как се справихте? Кажете ни вашите преживявания в секцията за коментари по-долу ...

Оставете Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here