Тъй като съвременното работно място продължава да се развива, също и деликатното изкуство на управлението на проекти. Отминаха дните на придвижване на бележките след пост в белите дъски; сега предприятията търсят най-ефективните и рентабилни инструменти, тъй като се стремят да оптимизират работния си процес и да извлекат повече от това да правят по-малко.
Софтуерът за управление на проекти маркира всички тези кутии. Независимо от бизнеса или по-широкия бранш, той може лесно да бъде персонализиран и настроен, за да отговори на изискванията на всяка организация. И все пак, естествено някои отбори може да се колебаят. Съпротивата срещу промените е човешка природа и когато има марж на печалба от резултата, предприятията са по-склонни да поставят под въпрос защо трябва да използват конкретен инструмент.
Многобройните ползи от използването на специализиран софтуер обаче трябва да облекчат тези страхове. В тази статия ще разгледаме някои от тези предимства и ще обсъдим положителните ефекти, които те могат да имат върху вашия бизнес. Така че, освен ако не разполагате с излишък от бележки след него, заливащи складовото помещение, прочетете ...
1. По-лесно сътрудничество
Много задачи припокриват ведомствените и локални граници и понякога може да бъде трудно всеки член на екипа да е наясно какво се случва извън непосредствения им кръг. За щастие, инструмент за управление на проекти отменя този въпрос направо от прилепа; Wrike, например, осигурява поток от активна активност, който позволява на другите членове на екипа да знаят над какво работите, докато има и функция за незабавни съобщения за всякакви заяждащи заявки.
В резултат на това бързият и в реално време характер на софтуерно базирана услуга позволява на екипите да си сътрудничат безпроблемно, като се избягват евентуални проблеми с комуникацията. Той също така може да спре тези вбесяващи срещи „актуализиране“, за да се постигне напредък на всеки; особено удобна полза, когато времето - и търпението - е на първо място.
2. По-добро планиране
Проследяването на важните етапи в проекта може да бъде сложно, особено тъй като всеки един член на екипа трябва да знае какво трябва да бъде завършено и до кога. За да се бори с това, софтуерът за сътрудничество може да използва ясни и лесни за следване графики на Гант на времевата линия на проекта, които след това могат да бъдат постоянно актуализирани. Това е много полезно, когато нещата неизбежно се променят в момент на забележка и ресурсите трябва да бъдат изместени.
Той също така позволява на виртуалните мениджъри да прилагат инструкции по ясен и достъпен начин, показвайки визуално отделните задачи и давайки възможност на всеки да знае къде се намират при натискане на бутон. Това гарантира, че сред общия хаос на натоварения проект лошата организация не може да се използва като извинение за пропускането на краен срок.
3. По-добра комуникация с клиентите
Всички сме били там: конферентен разговор от 10 часа с клиента, който всъщност започва в 10.15 поради липсата на свободни стаи (последвано от още 15-минутно закъснение, тъй като клиентът е получил грешно набиране). Освен че не изглеждате по-малко от професионални, това е и неефективен и отнемащ време процес.
С онлайн базиран на облак софтуер тази сага няма нужда да се случва. Клиентите могат да имат достъп до вашия съвет за задачи и лесно да видят напредъка ви; след това те могат да дават обратна връзка и да правят редакции в съответните области - всичко, от което се нуждаят, са парола и потребителско име. В голямата схема на нещата това води до много по-ефективно използване на вашето и времето на клиента.
4. Делегирайте задачите по-лесно
За ръководителите това може да отнеме много време за раздаване на задачи на отделни лица, особено за по-големи проекти, които включват други отдели и места. Вместо да информира всеки човек поотделно, задачата може вместо това да бъде просто вмъкната в срока на проекта и да бъде назначена на съответния член на екипа, заедно с подробни инструкции.
Това улеснява живота на целия екип, който може просто да провери софтуера, за да види какво трябва да прави и кога трябва да го направи - ефективна и спестена от време печалба за всички.
5. Управление на бюджета
Това е още един бонус от гъвкава и многофункционална софтуерна система, особено за мениджърите, които трябва да следят цената на даден проект и да гарантират, че той няма да излезе извън контрол. Притежавайки действително измерими доказателства кой служител е направил какво и за колко часа, контролиращият бюджета може да вижда разходите в реално време и да идентифицира къде се харчат твърде много пари.
Това от своя страна може да информира решенията, движещи се напред, което позволява на мениджърите да оправят където е необходимо или да разпределят часове по различен начин. Важността на това да бъдете фискално отговорни често може да бъде пренебрегната, когато фокусът е здраво върху самия проект и това е едно от по-фините ползи от използването на надежден инструмент за управление на проекти.
6. Обмен на документи и достъп
Едно от допълнителните предимства на централизираното на едно място е по-големият контрол на потребителите върху документите. Освен факта, че те не могат да бъдат загубени или неправилно поставени, системата също така позволява на потребителите да проследяват всякакви модификации или подавания, което води до повече отчетност и прозрачност по отношение на това кой е променил какво в определен документ.
Също така е практично, тъй като членовете на екипа могат лесно да намерят документи, без да се налага да тъпчат по споделени устройства или да искат връзки. Това е особено удобно, когато потребителят чака актуализирана версия на файл или се окаже, че сте влезли в клиентска среща в последната минута и се нуждаете от бърз достъп.
Абонирай се
Регистрирайте се в нашия бюлетин за по-страхотно съдържание и вземете 20% ОТСТЪПКА на нашия тест за кариера!
Абонирай се7. Стандартизирани процеси
Както вече беше засегнато, едно от основните предимства на софтуера за управление на проекти е, че той получава всички на една и съща страница. Това се отнася и за вашите процеси, тъй като всеки е длъжен да предоставя една и съща информация и да използва същите шаблони при създаването и редактирането на документи.
Въпреки че това може да звучи повърхностно, важно е да стандартизирате всичко и да се уверите, че всеки документ има същия вид и усещане за него. Освен че изглежда по-професионален, това също така помага да се създаде последователност и единство в целия план, тъй като всички работят по един и същи начин.
8. Интегрирайте новите членове на екипа
Привличането на някого към проект на средата може да бъде обезсърчително преживяване и за двете страни, тъй като богатството от информация и контекст трябва да бъдат обяснени и усвоени за много кратко време. С лесен за използване инструмент, всякакви нови допълнения към екипа могат ясно да преглеждат напредъка на проекта от самото начало, както и всички промени в посоката по пътя. Това означава, че те могат да влязат в екипа без усилия, изисквайки минимална интеграция и възможност да дадат ефективен принос веднага.
9. Дистанционна работа
Много топ компании сега предлагат гъвкава и отдалечена работа; софтуер за сътрудничество позволява на служителите да правят това ефективно, без да се откъсват от екипа.
Това е така, защото ръководителите на проекти могат да бъдат уверени, че задачите все още се изпълняват, без да се налага физически да проверяват, докато потребителите у дома имат всеки необходим ресурс под ръка; всичко, което се изисква, е надеждна интернет връзка. На работното място, което става все по-прогресивно и отворено за промени, този начин на работа вероятно ще стане по-често срещан в близко бъдеще - с този софтуер, който е в основата на него.
Както можете да видите, плюсовете на използването на инструменти за управление на проекти са безспорни. Когато се сблъсквате със сложни задачи, състоящи се от голяма, често разпръсната работна сила, непосредствената грижа е как да се справите с организацията, делегирането и комуникацията. Софтуерът Synergetic решава тези проблеми с лекота.
Като се грижи за логистиката, това позволява на мениджърите да се съсредоточат върху действителното ръководство на проекта, докато работниците знаят какво точно трябва да правят и кога; в резултат на това процесът става без усилие и положителен краен резултат може да бъде доставен в удовлетворение на всички страни.
Чрез своя софтуер от световна класа Wrike овласти някои от най-разпознаваемите компании в света и продължава да създава иновативни решения. От планиране до доставка, техният инструмент дава възможност на бизнес екипите да постигнат целите си по проекта чрез лесен за използване и логичен интерфейс; техният най-съвременен софтуер се използва от над 15 000 организации по целия свят.
