Но за да увеличите приходите и да постигнете максимален успех, се нуждаете от правилния набор от умения и устройства за управление на виртуален екип.
От инструменти за сътрудничество до ключови практики, ето как да управлявате високоефективен виртуален екип.
1. Създайте структура и план
Първата стъпка за ефективно управление на виртуалните екипи е да се дефинира работеща система, към която всеки може да се придържа, известна също като стандартна оперативна процедура (SOP). Поставяйки стандарти и установявайки работния процес, членовете на екипа ще разберат по-добре колко дълги задачи трябва да отнемат и като цяло ще имат по-малко въпроси.
За да стандартизирате процедурите и да очертаете правилата за всички служители, независимо дали са отдалечени или вътрешни, можете да създадете ръководство за изтегляне. Можете да направите това толкова изчерпателно или толкова просто, колкото желаете; идеята е всички служители да следват необходимата процедура, за да завършат проектите си възможно най-ефективно и точно.
2. Движете се напред с споделяне на файлове
Изпращането на големи документи чрез имейл може не само да накара вашата пощенска кутия да работи с много по-бавна скорост от обикновено, но и да доведе до загуба на информация при превод, особено когато изпращате коментари в отделна форма. За да избегнете тези проблеми, можете да споделяте големи файлове с членове на екипа чрез облачна услуга като Dropbox.
Облачните сървъри за съхранение предлагат всичко, което прави вътрешният ви сървър, но те са по-сигурни и по-лесни за достъп. Вашите файлове и папки могат да бъдат организирани почти по всякакъв начин, по който желаете. Междувременно Dropbox има и приложение за изтегляне, така че можете дори да получите достъп до документите си от всяко устройство, което е идеално, ако работите по пътя и имате нужда от достъп до множество файлове.
3. Включете се в множество канали за комуникация
Когато се отдалечавате от традиционния модел на работното място, е важно да прегледате ключовата част на силния екип: ефективната комуникация. И за да извлечете максимума от вашия екип, ще трябва да използвате водещи комуникационни инструменти, налични на пазара.
Първият основен инструмент, от който се нуждаете при управлението на отдалечени работници, е защитена система за чат, която ще ви позволи да получите незабавно съобщение и да се обадите на колеги с едно натискане на бутон. Тези инструменти се използват в офиси по целия свят и предоставят на служителите платформа, за да имат този важен чат за воден охладител, да задават бързи въпроси и да споделят файлове помежду си.
Междувременно не можете просто да помолите някой да вдигне стол до вас, за да им покажете работния си процес, когато работите от разстояние. С помощта на инструменти за видео споделяне, от друга страна, можете ефективно да направите същото! Skype, например, ви позволява да се обаждате на видео обаждания, докато споделяте екрана си с тях, така че те да виждат какво правите. Някои може да твърдят, че това е дори по-добре от вътрешното обучение, но ще ви оставим да бъдете съдия по това!
4. Докоснете се до софтуер за управление на проекти
Когато много членове на екип си сътрудничат по един проект, използването на софтуер за управление на проекти е от съществено значение. Това ефективно ви позволява да проследявате процеси, да въвеждате данни и да общувате с вашия екип, както и да подобрите сътрудничеството между членовете на екипа.
Всъщност на пазара има стотици инструменти за управление на проекти, които могат да ви помогнат да оптимизирате проект и да работите към същата крайна цел, от Trello до MindMeister.
5. Изградете култура на отдалечена компания
Създаването на фирмена култура може да изглежда като някаква трудна афера, когато всички ваши служители не работят под един покрив и нямат ежедневен контакт лице в лице. Но като каза това, не е невъзможно! Със силата на интернет можете да видите колегите си, като използвате видео софтуер или записвате кратки клипове, които да изпращате на вашите колеги чрез интегрирана система.
Можете също така да организирате събитие (ако всичките ви работници са в една и съща държава), така че да могат да се срещат и да изграждат по-силна връзка, когато работят заедно ежедневно. По този начин вашите отдалечени служители ще имат споделен опит, който ще помогне да се изгради тяхното доверие и разбиране един към друг.
Освен това можете да организирате чести догонвания чрез групово обаждане или чат, когато всички се навиват за деня в петък следобед!
6. Определете определени работни часове
Ако имате служители и в четирите краища на света, най-вероятно ще имате различни хора, които работят денонощно. Важно е обаче да се опитате да установите конкретно работно време за различни членове на екипа, като гарантирате, че винаги има кръстосан кръг между поне два екипа, които работят заедно по едно и също време.
Това по същество ще намали времето за изпълнение на проектите, ако двама или повече души, които си сътрудничат, са едновременно онлайн. Това не означава непременно, че работното им време трябва да бъде определено в камък, но трябва да постигнете някакво споразумение, за да могат те да се подкрепят взаимно през всеки даден работен ден.
7. Създайте комбинирана система от календари
За да ви помогнем да определите работното време и графиците на членовете на вашия екип, трябва да обмислите използването на съвместен календар, до който могат да бъдат достъпни всички членове на екипа (с ограничени права, разбира се - не искате да редактират собствените си смени!). Можете да организирате различни календари за различни теми (например: работно време, годишен отпуск и т.н.) или да изброите всички събития в един график и да използвате система за цветно кодиране, за да разграничите темите.
Това е и отлична възможност за насрочване на срещи, тренировки и други събития, които ще бъдат полезни за вашите служители.
8. Наемете екип от самомотиватори
Големите отдалечени работници трябва да се самомотивират и да бъдат управлявани и намирането на такива хора може да бъде най-малкото трудно. Но за да управлявате успешен бизнес, трябва да определите дали те могат да седят сами с часове един край и да произвеждат висококачествена работа.
Те не само трябва да бъдат самомотивирани, но и трябва да притежават отлични умения за писмена и словесна комуникация, за да гарантират, че няма недоразумения. Освен това те трябва да бъдат добри в решаването на проблеми и да бъдат организирани с отлични умения за управление на времето.
9. Бъдете креативни с екипното свързване
При практическа работа може да са необходими много повече усилия за формиране на култура и „екипен дух“, но е важно хората да създадат връзка. Служителите трябва да знаят, че всички работят за постигане на крайна цел и са част от по-обширна картина, а не просто да работят самостоятелно.
Можете да създадете истинско усещане в екипа, като взаимодействате със служителите чрез видео разговори, изпращате им лични подаръци и съобщения за рожден ден и общувате с тях извън работното време чрез социални медии и други търговски обекти.
10. Поставете цели и граници
Добър начин да ангажирате отдалечените служители е да си поставяте цели и да ги възнаграждавате за своите постижения. Например, ако вашият отдалечен служител е представител на обслужването на клиенти, можете да ги наградите с карта за подарък за любимия им магазин, ако отговарят или надвишават конкретни цели.
От обратната страна също трябва да създадете граници. Например служителите трябва да работят минимум шест часа на ден. Ако работят нещо през това време, те ще бъдат изплащани на час.
11. Формирайте екип от лидери
Виртуалният екип по същество трябва да бъде група лидери, които могат да управляват собствените си натоварвания, без да се нуждаят от никакво държане на ръка. Всеки човек трябва да отговаря за набор от задачи и ще трябва да ръководи ежедневните си задължения въз основа на работата, която им е възложена.
Докато те ще работят като част от екип, те също трябва да покажат способността да ръководят по един или друг начин, било като бъдат назначени като ръководител на проекта за определена задача или отговарящи за конкретен раздел от проекта.
12. График на чести срещи
За да постигнете усещане за единство на екипа, трябва да организирате редовни срещи, както на индивидуална, така и на екипна основа. Честотата на тези срещи е до работния ви график, но трябва да се стремите да проверявате с екипа си като цяло веднъж седмично, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница. Междувременно, не прекалявайте: твърде много срещи могат да причинят повече вреда, отколкото полза!
Това е не само ефективно за свързване на екипи, но също така насърчава мозъчната атака и креативността сред членовете на екипа и изгражда доверие в отдалечените екипи. Той може също да намали нивата на стрес, като напомни на отдалечените работници, че те имат предпазна мрежа и единица, с която да се консултират.
Тъй като работното място вече не е ограничено до един офис, важно е да се адаптирате и развивате уменията си, за да управлявате служители от езерото. За да сте сигурни, че мащабирате и изграждате силен бизнес, трябва да поддържате и мотивирани отдалечените си работници и тези ключови стратегии за управление могат да ви помогнат да постигнете точно това!
Управлявали ли сте някога отдалечена работна сила по-долу? С какви предизвикателства и изненади сте се сблъскали? Може би искате да споделите свои собствени съвети и съвети как да изградите и управлявате виртуален екип? Присъединете се към разговора в секцията за коментари по-долу и ни уведомете!
