Но неизбежно ли ще бъдете смазани от тежестта на проекта?
Не, ако използвате най-добрите трикове и изпълните правилната стратегия, съобразена със специфичните и уникални нужди на начинанието.
Ето 10 съвета за управление на проекти, които всеки нов (и опитен) мениджър трябва да знае.
1. Определете очакванията на организацията
Преди да започнете голям проект, можете да помогнете на компанията да очертае реалистични очаквания, серия от стъпки, за да гарантира, че екипът завършва проекта в срок и бюджет. По този начин организацията може да осигури устойчиво предимство пред конкурентите в бранша и да включи тази стратегия в дългосрочно планиране.
Ключовият въпрос е: как да разберете какво е очакване, основано на реалността?
Тук се появяват вашите умения за управление на проекти, защото сега можете да прилагате различни методи:
- наемете и запазете подходящия талант със съответните умения
- възползвайте се от технологичните решения
- експериментирайте с управление на реализацията на ползите
- приемете пъргави процедури (вижте по-долу)
- свържете подготовката на стратегия с изпълнението на управлението.
В зависимост от това къде се намирате във фирмата, можете също да препоръчате Enterprise Project Management или EPMO. Това е централизиран бизнес инструмент, който преодолява разликата между стратегията и предприятието, използвайки разнообразен набор от механизми за подкрепа за корпоративно управление и управление на портфолиото на проекти.
2. Определете критичните етапи
Всеки проект се определя от моменти, поредица от гъвкави практики, които в крайна сметка ще доведат до готов продукт. Без значение върху какъв вид начинание работите, цялото нещо ще бъде възхитително базирано на две неща: основните фази и подфазите.
Основните фази ще се състоят от стартиране, планиране, изпълнение и закриване. Подфазите са малките неща, които координирате с вашия екип, за да завършите, от разбирането на нуждите на клиентите до събирането на данни до писането на технически документи. Това е олицетворение на успешното управление на проекти.
Записвайте всеки важен етап, защото той ще служи като ефективен показател, ако вие и вашият екип постигнете успех.
3. Проучете по-добрите точки на проектите
Единственият начин да се изгради къща е, ако има здрава основа. Същото е и при планирането на проекти; без внимателно изучаване на по-фините точки, тогава няма да създадете солиден проект. Подобно на къща без звездна основа, вашият проект ще се разклати, ще потъне и неминуемо ще имплементира.
Така че, за да сте сигурни, че планирането е ефективно, трябва да включите тези трикове в своето управление:
- дефинирайте целите на клиентите
- очертайте целта на компанията
- идентифицирайте заинтересованите страни в проекта
- разбират какви са техните интереси
- знаят техните очаквания от началото до края.
И още нещо: задълбочената стратегия на проекта трябва да включва ролите и отговорностите на всеки член на екипа. Което ни довежда до следващата ни точка.
4. Определете силните и слабите страни на членовете на екипа
Както се казва, вие сте компанията, която държите. Тази вековна поговорка дори се отнася за мениджмънта!
Бизнесът оцелява и процъфтява, като показва силните си страни на служителите си и скрива слабостите им. Трябва да възприемете същия манталитет, когато делегирате задачи, задачи и отговорности.
Акин към бейзболната анализа, мениджърите преди играта ще определят кой отличава в какво и срещу кого. Е, облечете шапката си и вижте къде инженерите Сали, Джони Лингвистът, Били Техническият магьосник и Сузи Броячът на числата се вписват във вашите планове.
Съвет: тези прякори трябва да ви кажат всичко, което трябва да знаете!
5. Поддържайте широка комуникация
Комуникация, комуникация, комуникация. Това е професионално умение, което много липсва на днешния ултраконкурентен и жесток пазар на труда.
За да управлявате проект без никакви измами, се нуждаете от ефективна комуникация между всички участващи страни: клиенти, заинтересовани страни, членове на екипа и ръководители на проекти. Ако има проблем в комуникационната арена, тогава ще има атаки на слепи, въпроси на „Е, ти не ми каза!“ или „Да, добре, трябваше да ми кажеш!“.
В крайна сметка линиите на комуникация трябва винаги да са отворени, да се използват постоянно и да са готови за използване.
И така, как гарантирате, че комуникацията работи правилно? Ето няколко съвета:
- пишете отчети за състоянието на проекта, като поддържате всички на една и съща страница за всички нови разработки
- провеждайте общи комуникационни срещи в началото и в края на всяка работна седмица
- поддържайте политика на отворени врати, за да може всеки с въпроси или притеснения да говори свободно
- изкопайте принципа „при необходимост да знаете“, защото има вероятност да забравите какво представлява.
Неефективната комуникация често води до неуспехи на проекти, забавяне на подаването и може би надвишаване на бюджетните ограничения.
Абонирай се
Регистрирайте се в нашия бюлетин за по-страхотно съдържание и вземете 20% ОТСТЪПКА на нашия тест за кариера!
Абонирай се6. Мотивирайте своя екип
Атрибут на доброто управление е лидерството.
Какво е доброто лидерство? За един, възможността да мотивирате подчинените си. Това може да се окаже трудно, защото не всеки е мотивиран от едни и същи думи, физически изрази, корпоративни цели и идеи. Вашата роля е да изоставите подхода с един размер за всички и да приспособите своя стил на управление към всеки човек на борда.
Ето няколко идеи за обмисляне:
- покажете признателност на служителите си с офис партита, карти за подаръци, конкурси и словесни похвали
- предлагат възможности за разрастване на уменията си и напредък в компанията
- общувайте честно и редовно; служителите мразят да са в тъмното и да играят играта на познаване
- насърчаване на взаимоотношенията между висшите ръководни служители и работниците от началното ниво
- насърчават независимостта и предоставят на работниците възможност да се самоуправляват.
7. Използвайте умения за управление на бюджета
Проектът ви ще напредне, преминете към следващия етап и ще бъде завършен? Искате да кажете „да“, но това зависи от бюджета.
Разбира се, голяма мултинационална корпорация ще разполага с огромни ресурси за реализиране на проект. Въпреки това повечето компании - големи и малки - затягат коланите и работят в рамките на ограничена сума долари [или вмъкнете валута по избор тук]. Това може да окаже голям натиск върху ръководителя на проекта и да корумпира всичко, което той или тя е планирал до момента.
Трябва ли обаче? Не. Докато прилагате тези пет инструмента, можете да останете в контрол:
- винаги е фактор за разходите за спонтанни атаки или изненади
- разбираме това, което заинтересованите страни наистина се нуждаят и искат
- гарантира, че всички са отговорни, както и информирани за всички промени
- разработване на ключови показатели за ефективност (KPI), които се стремят да постигнат дългосрочни цели
- когато е необходимо, преразгледайте, преразгледайте и прегледайте.
Запомнете: ако управлявате стотинките, доларите ще последват.
8. Поддържайте организирани и фокусирани срещи
Много негативна преса заобиколи срещата. Консенсусът е очевиден, че Срещата е загуба на време, а тези, които водят тези отряди, просто искат да чуят себе си да говорят и да викат плачевно за час или два.
Но защо да хвърляш бебето с водата за баня? Не е толкова много, че срещата е лоша за бизнеса; е, че не се използва правилно.
Като ръководител на проекти, който е твърде зает, за да изрича клишета - давате 110%, изместване на парадигмата и мислене извън кутията - искате вашите срещи да бъдат задълбочени, но дотолкова. Това също се свързва с предишния въпрос за комуникацията.
Целта на всяка среща е да има няколко теми за обсъждане, които могат да бъдат постигнати, като останете организирани и фокусирани. В края на тази 45-минутна среща трябва да се зададе един въпрос: всички знаят ли за какво е била тази среща?
9. Използвайте софтуерни инструменти
Кучето вече не е най-добрият приятел на човека. Това е технология.
Бизнесът свърши невероятна работа, адаптирайки се към променящите се условия, усъвършенствайки цифровите инструменти и използвайки максимално тези възможности, за да увеличите печалбата. Разбира се, има някои хора, но повечето компании използват най-новия и най-добър хардуер и софтуер, за да свършат работата.
Вие като ръководител на проекти можете да го направите и вие.
Има много софтуер, който може да допълни вашия стил на управление. Най-добрата програма е нещо, което съчетава сътрудничество, управление на времето, комуникация, планиране и споделяне на документи в една екосистема.
Не сте сигурни какво да използвате? Ето няколко предложения, които са бюджетни (без възможност за надстройка) и предлагат широк спектър от софтуерни предимства:
- Trello
- застой
- Базов лагер
- Wrike
- Podio
10. Извършете преглед, когато приключите
В крайна сметка е важно да се извърши изчерпателен преглед на проекта. Не говорим само за проучване на готовия продукт и гарантиране, че всяка цел, нужда и задача са изпълнени. Вместо това ще трябва да проучите всяка фаза, да оцените всяка подфаза и да извършите интроспекция на вашите умения за управление на проекти (дали те са най-добрите, които могат да бъдат, или има място за подобрение?).
Преглеждайки началото, планирането, изпълнението и приключването, можете да подобрите нещо, да поддържате неговата ефикасност или да установите най-добрия начин на действие.
И знаеш ли какво? Това е най-доброто средство за обучение от всички тях.
Експертите оприличиха ръководителите на проекти с класическите диригенти. Директорът на оркестъра ръководи всеки цигулар, виолончелист и тромбон, за да следва и изпълнява всяка нота в подробна партитура. Ръководителят на проекта ще има тежестта на света върху раменете си, но този тип натиск е това, което ще направи или прекъсне кариера.
Ще бъдете ли като Икар и ще се изкачите до небето, само за да видите крилете си да пламнат навън заради слънцето? Или ще се моделирате като Нике, гръцката богиня, и ще бъдете олицетворение на успеха?
Какви други съвети за управление на проекти искате да споделите с нас? Присъединете се към разговора по-долу!
